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Leistung · Digitalisierung

Digitale Systeme für Ihr Qualitätsmanagement.

Gemeinsam mit der Normivo GmbH bieten wir leistungsstarke Softwarelösungen für Dokumentenmanagement (DMS) und Warenwirtschaft (ERP) – speziell für regulierte Branchen wie Hersteller, Großhandel, Apotheken und Reinraumlabore.

Was bringt das?

Was Digitalisierung konkret bringt.

  • 30–50 % weniger Dokumentationsaufwand.
  • Deutlich schnellere SOP-Freigaben.
  • Auditfähige Nachweise auf Knopfdruck.
  • Strukturierte CAPA- und Change-Control-Prozesse.
  • Weniger manuelle Fehlerquellen.
Zwei Lösungen für Ihre Branche

Software, die aus dem Qualitätsmanagement gedacht ist.

In Zusammenarbeit mit der Normivo GmbH bieten wir spezialisierte Systeme für die Pharmaindustrie.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Für alle Branchen – von Apotheke und Großhandel bis Hersteller und Reinraumlabor. QMS und elektronische Dokumentenverwaltung wachsen zusammen. Workflows für Abweichungen, CAPA und Change Control ersetzen Papierberge durch digitale Prozesse.

Warenwirtschaft / ERP-System

Für Großhandel & Hersteller. Alle Prozesse – von Einkauf, Produktion und Lager über Freigaben und Audit-Trail bis zu Auswertungen und Rechnungsstellung – fließen in einem zentralen, intuitiven System zusammen.

Ein System statt zwei Anwendungen. DMS und ERP sind vollständig integriert – Mitarbeitende, Rollen und Einstellungen werden nur einmal angelegt und gelten in beiden Bereichen. Kein doppelter Pflegeaufwand, keine getrennten Zugänge.

Dokumentenmanagement

SOPs und Prozesse digital verwalten.

Alle qualitätsrelevanten Dokumente, Prozesse und Nachweise werden zentral digital verwaltet und kontrolliert – für alle regulierten Branchen, von Apotheken und Großhandlungen bis zu Herstellern und Reinraumlaboren.

Typische Probleme ohne DMS

  • Veraltete SOP-Versionen im Umlauf
  • Unklare Freigaben
  • Manuelle Schulungsnachweise
  • Stress bei Inspektionen

Mit unserem System

  • Versionierung – automatisch
  • Digitale Freigabe-Workflows
  • Schulungsnachweise per Klick
  • Auditmodus in Minuten

Versionskontrolle

Jede Version wird automatisch erfasst und gespeichert – immer klar, welches Dokument aktuell ist und wer es zuletzt bearbeitet hat.

Freigabe-Workflows

Dokumente werden freigegeben, wenn alle erforderlichen Unterschriften vorliegen und Nachweise erbracht sind.

Online-Schulungen

Schulungen erreichen alle Mitarbeitenden zeitgleich – mit dokumentiertem Nachweis.

Abweichungen & CAPA

Abweichungen werden papierlos erfasst, Korrekturmaßnahmen analysiert und systematisch umgesetzt.

Change Control

Änderungen werden geplant, genehmigt und dokumentiert, bevor sie wirksam werden.

Audit-Trail & Revisionssicherheit

Alle Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert – revisionssicher für Behörden und Inspektionen.

Warenwirtschaft / ERP

Ein ERP-System, das versteht, was Sie brauchen.

Direkt aus den Anforderungen des Qualitätsmanagements heraus konzipiert – mit integrierten, GDP- und GMP-konformen QM-Funktionen für Pharmagroßhandel und Hersteller.

Lieferanten- & Kundenqualifizierung

Lieferanten und Kunden effizient prüfen, freigeben und regelmäßig überwachen.

Chargenrückverfolgung

Jede Charge mit wenigen Klicks vom Wareneingang bis zur Auslieferung verfolgen.

securPharm

securPharm-Prüfungen übersichtlich gesteuert – vom Scan bis zur Dokumentation.

MSV3-Schnittstelle

Nahtlose Kommunikation mit allen relevanten Systemen im Marktumfeld.

Wareneingang

Digitale, strukturierte und vollständig GDP-konforme Wareneingangsprüfung.

Bestände & Freigaben

Bestandsübersicht, Chargenstatus und Freigabeprozesse jederzeit im Blick.

ABDATA-Schnittstelle

Stets aktuelle und valide Arzneimittelstammdaten.

Rechnungsstellung

Zu jedem Warenausgang direkt die passende Rechnung erstellen.

Zusätzlich für Hersteller

GMP-Herstellung im selben System.

Für eigene Produktion und Lohnherstellung erweitern wir das ERP um GMP-spezifische Funktionen – nahtlos verzahnt mit Wareneingang, Lager und Qualitätssicherung.

Herstell- & Prüfanweisungen

Rezepturen, Stücklisten und Master Batch Records zentral pflegen und versioniert bereitstellen.

Chargendokumentation

Elektronische Herstellprotokolle (Batch Records) – lückenlos, nachvollziehbar und prüfungssicher.

Materialstatus & Quarantäne

Rohstoffe und Zwischenprodukte mit Status „Quarantäne", „freigegeben" oder „gesperrt" – gesteuert über die Qualitätskontrolle.

QC-Prüfaufträge & Spezifikationen

Prüfungen planen, Ergebnisse erfassen und automatisch gegen die hinterlegte Spezifikation bewerten.

Chargenfreigabe durch die QP

Freigabe-Workflow mit Entscheid der Sachkundigen Person (QP) und vollständigem Audit-Trail.

Rückstellmuster

Rückstellmuster inklusive Aufbewahrungsfristen und Lagerorten strukturiert verwalten.

Warum QAdvance

Wir implementieren nicht nur Software – wir integrieren Prozesse.

  • Wir verstehen Regulierung.
  • Wir validieren Systeme.
  • Wir begleiten die Einführung.
  • Wir denken in Prozessen, nicht nur in Technik.

Ihre Systeme werden nach 21 CFR Part 11, GAMP 5 oder GMP Annex 15 validiert – die höchsten regulatorischen Anforderungen sind damit erfüllt.

21 CFR Part 11 GAMP 5 GMP Annex 15
FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Muss ein DMS validiert werden?
Ja – sobald das Dokumentenmanagementsystem qualitätsrelevante Prozesse unterstützt (z. B. SOP-Freigaben, Schulungsnachweise oder Auditdokumentation), ist eine Validierung gemäß GxP-Vorgaben erforderlich. Wir begleiten die risikobasierte Validierung inklusive URS, Risikoanalyse, Testdokumentation und Freigabe – praxisnah und prüfungssicher.
Wie lange dauert eine Einführung?
Das hängt von der Ausgangslage ab: Bei einer Neugründung ist die Implementierung in der Regel innerhalb von 4–8 Wochen abgeschlossen. Die Integration in bestehende Systeme dauert in der Regel ca. 4–6 Monate. Durch strukturierte Projektplanung sorgen wir für eine effiziente Umsetzung ohne unnötige Belastung Ihres Tagesgeschäfts.
Können bestehende Systeme integriert werden?
Ja. In den meisten Fällen lassen sich vorhandene Systeme wie Warenwirtschaft, Temperaturmonitoring oder Schulungsplattformen anbinden. Wir prüfen vorab die Schnittstellenfähigkeit und entwickeln ein Integrationskonzept, das Ihre bestehende IT-Struktur berücksichtigt.
Was kostet ein digitales QMS?
Die Kosten hängen von Systemumfang, Nutzeranzahl und Validierungsaufwand ab. Neben Lizenzkosten sollten Implementierung, Schulung und ggf. Validierung berücksichtigt werden. Gerne erstellen wir nach einer kurzen Bedarfsanalyse ein transparentes Angebot mit klarer Kostenstruktur.
Ist das GDP-/GMP-konform?
Ja – die von uns implementierten Systeme erfüllen die Anforderungen der EU-GDP- und EU-GMP-Leitlinien sowie relevanter regulatorischer Vorgaben (z. B. 21 CFR Part 11 bei Bedarf). Wichtig ist: Nicht nur das System muss konform sein, sondern auch dessen Konfiguration und Anwendung. Deshalb kombinieren wir die Systemeinführung immer mit prozessualer Beratung und Validierung.
Beratungsgespräch

Bereit für digitale Qualität?

Lassen Sie sich zeigen, wie Ihre Prozesse effizienter werden – mit einer kostenlosen Systemanalyse.